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仕事術とは|仕事を効率化する8分野16個の仕事術

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このページに辿り着いたあなたなら「仕事術とは何か?」あるいは「仕事の効率を高めたい」と考えていることだろう。

日本人には「努力することは良いこと」とする文化が存在する。真面目で誠実な人であればあるほど「自分には頑張りが足りない」「あるだけの時間を使ってでも、ちゃんとした仕事をしよう」と考えがちだ。このこと自体は、素晴らしい美徳だと言える。

一方で働き方改革が叫ばれ「生産性の低さを努力でカバーする」ことは許されない時代だ。もはや「時間を使えばなんとかなる」では乗り切れない時代なのだ。

今の時代、多くのビジネスパーソンに求められるのは「努力をすること」以上に「努力をしなくても済む工夫」だ。自分の頭の中にあるスイッチを「仕事の量」から「仕事の質」へと転換することが必要だ。

筆者はこれまで、外資系コンサルティングファームと広告代理店の両方でキャリアを積んできた。外資系コンサルティングファームでは合理的に物事を進める方法を学び、広告代理店では多様な人材とプロジェクトを進める方法を学んだ。

今回は、そこから学んだ仕事術の一部を紹介しよう。

57個の仕事術を身につけたい方へ|超効率ハック

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本論に入る前に、僭越ながら拙著「超効率ハック」を紹介させていただこう。

今や、あらゆる仕事は効率化や生産性向上が求められる時代だ。しかし、いざ「生産性の高い仕事の仕方」を身につけようとしても、その分野は、

  1. 時間管理術
  2. 段取り術
  3. コミュニケーション術
  4. 資料作成術
  5. 会議術
  6. 学び術
  7. 思考術
  8. 発想術
など多分野に渡り、全てをマスターしようとすると最低8冊分の読書時間と書籍代がかかってしまうのが難点だ。

しかし、本書「超効率ハック」は、8つの分野の仕事術の「重要ポイントだけ」を抜き出し、ギュッと1冊に凝縮した書籍だ。

さらに、本書は「訓練や習慣化が必要な作業テクニック」ではなく「行動を変えるための頭の使い方」の解説に力を入れているため「頭のスイッチを切り替える」だけですぐに実践できるのも特色だ。

おかげさまで、本書を題材にしたSchooのオンライン授業では「思考法ジャンル」で人気ランキング1位を頂いた(139講座中)。また Kindleでも「オペレーションズ部門」でベストセラー1位を獲得し、海外出版社からの出版オファーも頂いている。

Amazonレビューでも、

  • 「思考と行動の質を上げるヒントが盛りだくさん」
  • 「読んでみると、頑張りどころを間違えてたことに気付かされる」
  • 「仕事が速い人はこれをやってたんだな、ということがよくわかった」

など、ありがたい言葉を頂戴しており嬉しい限りだ。

もしあなたが「短時間で網羅的に仕事術を学びたい」「根本から仕事の生産性を高めたい」と感じているのなら、ぜひ手に取ってみて欲しい。

仕事術とは?仕事術の意味

「仕事術」とは「より少ない時間・人員・コストで、より高い成果を出すための工夫」のことを指す。

仕事術とは?

  • より少ない時間・人員・コストで、より高い成果を出すための工夫のこと

仕事術をマスターする上で、ぜひ理解してもらいたいのが「生産性」という概念だ。

生産性とは「 労働・設備・原材料などの投入量と、これによって作り出される生産物の産出量の比率」のことを指す。

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上記の図の見ると、生産性を高めるには、

  • 分子である「成果」を増やす
  • 分母である「投入資源」を減らす

のどちらかが必要であることがわかる。

ややもすれば「仕事の効率化」と聞くと「仕事量を減らす」という「分母を減らす視点」に偏りがちだが、真に重要なのは「分母と分子の比率」であり、

  • 今は、決まった成果に対して投入資源を減らす局面なのか?
  • 今は、ある程度資源を投入しても成果を最大化する局面なのか?

を見極めることだ。

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仕事を効率化する8分野16個の仕事術

いよいよここからは、仕事を効率化する仕事術を紹介しよう。紹介する分野は下記の8分野、計16個になる。

  1. 学び術
  2. 思考術
  3. 発想術
  4. 時間術
  5. 段取り術
  6. 資料作成術
  7. コミュニケーション術
  8. 会議術

是非、仕事の効率化を考える際の参考にして頂きたい。

仕事術-1:学びを効率化する仕事術

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「知識量」より「思考力」を重視する

今やインターネットが浸透し、膨大な情報が溢れる時代だ。

しかし逆を言えば、これらの情報に「あなたなりの思考」を加え「知恵」に変えることができれば、希少価値の高い競争力につながる。そこでぜひ理解して欲しいのが「知識量で戦う」より「思考力で戦う」ことの重要性だ。

知識は、文字やデータなど「形として目に見える」ものだ。「形として目に見える」ものは、真似されやすく世の中に広がりやすく、あなた独自の競争力にはなりにくい。

一方で、思考力は「形として見えない」ため真似されにくく、いったん身につければあなた独自の競争力になりやすい。

もしあなたが「思考力」という「目に見えないもの」を地道にマスターすることができれば、簡単に真似されない競争力になっていく。

人は「自分の頭で考えられる範囲」が「自分で行動できる範囲」の限界を決める。

「段取り」「コミュニケーション」「資料作成」「会議」なども、結局は「考えること」が先にあっての行動である以上、これらの業務の生産性を高めるためには、遠回りに見えても「思考力」を身につけることが極めて重要だ。

「現象」より「法則」を重視する

世の中には、飲み込みが早く「1を聞いて10を知る人」が存在する。

「1を聞いて10を知る人」は、どんなに些細なことからも「法則」を見抜き、様々な分野に応用する習慣を持っている。

このような人は「遊ぶことで仕事のヒントが得られる」「遊んでいる時に新しいビジネスの発想が思いつく」などと語ることが多い。これなどは遊びから得た「法則」を、仕事という異なる分野に当てはめて応用できる、という意味だ。

目に見える現象の背景にある「法則」を見抜くことができれば、様々な現象を「法則」に当てはめることで未来を予測し、いくつもの新しい仮説を立てることができるようになる。そうすれば、あなたは自信を持ってビジネスを進めていけるようになるはずだ。

仕事術-2:思考を効率化する仕事術

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「答えを探す」より「問いを立てる」

ビジネスは、問題解決の連続だ。

人は誰しも「なんらかの問題」に遭遇したときに「どうしたら問題を解決できるだろうか?」と「答え」を探すことが多い。しかし、あなたは次のような壁にぶつかったことはないだろうか?

  • 「何かを考えなきゃいけないことはわかってる。でも、何を考えていいかがわからない」

もしあなたがこのような状況に陥ることが多いなら、慌てて「答え」を探そうとするのではなく、まずは冷静に「適切な問い」を探すようにしよう。

例えば、あなたが担当する商品の売上が下がったとしよう。もし性急に「答え」を探すなら、あなたは

  • 「どうすれば、売上が上がるのか?」

を考えることになるはずだ。しかし何も手掛かりがない中で考えようとしても「何をどう考えていいかがわからない」という状態に陥ってしまうのはよくあることだ。

しかし、もしあなたが「適切な問いを探す」ことに意識が向けば、

  • 「そもそも、なぜ売上が下がったのか?」

という「問い」に思いが至るようになる。

すると「何から手を付けていいかがわからない」という状態を抜け出し「売上が下がった原因を突き止める」という次のアクションにつなげることができる。そして、売上を下がった原因が「客単価が下がったこと」だとわかったら、次は、

  • 「どのようなお客様の客単価が下がったのか?」

という、更なる「問い」を立てることが可能だ。

このように、次々と「問い」を重ねていけば「何を考えるべきか?」が明確になるので、問題解決の糸口を見出しやすくなる。

このように「いきなり答え」を探さずに「適切な問い」を探すことができれば「そもそも何を考えていいかわからない」という状態を減らすことできる。さらには、自由自在に「問い」を立てることができるようになれば、創造的な問題解決ができるようになるはずだ。

「思い付き」より「フレームワーク」を使いこなす

ビジネスで行うべき業務は「情報収集」「アイデア出し」「資料作成」「プレゼンテーション」など多岐に渡る。すべての業務をゼロから考えていたのでは、いくら時間があっても足りないだろう。

このようなときに、ぜひ活用して欲しいのが「フレームワーク」だ。

フレームワークとは、情報を収集したり、分析する上での「枠組み」のことを指す。多くの経営学者やコンサルタントが「このような枠組みで物事を捉えるとうまく行きやすい」とまとめたものだ。

フレームワークを活用する利点の1つ目は「全体を定義できる」ことだ。

もしあなたが「世の中の流れを情報収集する」という業務を頼まれたとしよう。「世の中の流れ」といってもその範囲は広く「どこからどこまでを“世の中”として捉えればいいのか?」で途方に暮れてしまうだろう。

しかし、もしあなたが「PEST」というフレームワークを知っていれば、自社のビジネスに関連のある、

  • 政治の変化(Politics)
  • 経済の変化(Economy)
  • 社会の変化(Society)
  • 技術の変化(Technology)

を押さえておくことで「世の中全体」を定義できる。

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このように、フレームワークをうまく活用すれば「どこから、どこまで」という範囲を明確にできるので、仕事の効率は大きく高まるはずだ。

続いて、フレームワークの利点の2つ目は「考える取っ掛かりが得られる」ことだ。例えば上司から「売れる新商品のアイデアを考えてくれ」と頼まれたとき、あなたは何を取っ掛かりにアイデアを考えるだろうか?

マーケティングの世界には「3C」というフレームワークが存在する。「3C」とは、

  • 市場・顧客(Customer)
  • 競合(Competitor)
  • 自社(Company)

の頭文字を取ったものだ。

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もしあなたが「3C」を知っていれば、

  • Customer:市場や顧客のニーズを満たす新商品とは?
  • Competitor:競合商品がまだニーズを満たしていない新商品とは?
  • Company:自社の強みを活かせる新商品とは?

など、売れる新商品を考える上での「取っ掛かり」を掴むことができる。このように、フレームワークをうまく活用することができれば「取っ掛かり」を利用して効率的に物事を考えられるようになるはずだ。

最後に、フレームワークの利点の3つ目は情報を集めたり、物事を考える際に「モレやダブリを防げる」ことだ。

もし情報収集や分析に「モレ」があれば、成果につながる重要な要素を見落としてしまう。一方で「ダブリ」があれば、似たような作業が重複してしまうので、仕事の効率を落としてしまうだろう。

しかし、多くのフレームワークは、モレなくダブリなく作られている似たような作業の重複」を防ぐことが可能だ。

仕事術-3:発想を効率化する仕事術

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暗黙の前提を覆す

業務の生産性を大きく落としてしまう筆頭格といえば「アイデアが出ない」ことではないだろうか?

アイデアを出そうとすると、人はつい性急に「アイデア」という「結論」を急ぎがちだ。しかしいきなりアイデアを考えようとしても、人には「常識」や「先入観」に縛られて、なかなか良いアイデアは浮かばない。

そこでおすすめしたいのが、いきなり「アイデア」という「結論」を考える前に「前提を洗い出す」という手順を加えることだ 

アイデアとは「常識を覆し、新しい常識を生み出すこと」だと言われる。だとすれば、いきなり「新しい常識」という結論に飛びつく前に「今の常識は何か?」→「その常識を覆すとすれば?」という手順を踏んだほうが「常識を覆すアイデア」は生み出しやすくなる。

抽象化して考える

ビジネスの世界には、次々にアイデアを生み出せる「アイデアマン」が存在する。一体「アイデアマン」と呼ばれる人たちは、どのような頭の使い方をしているのだろうか?

アイデアマンと呼ばれる人たちが身につけているのは「概念」と「具体」を自由自在に横断する頭の使い方だ。

例えば、あなたの目の前に「紙」があったとしよう。アイデアマンは「紙」を「物理的な紙」から離れて「形のない概念」として捉え直そうとする。例えば次のような要領だ。

  1. 紙=文字や絵を描くもの
  2. 紙=何かを包むもの
  3. 紙=折るもの
  4. 紙=拭くもの
  5. 紙=敷くもの
  6. 紙=貼るもの
  7. 紙=飾るもの
  8. 紙=濾すもの

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このように、アイデアマンは「紙」という「物理的な実体」に縛られずに、そこから離れて「概念」を抜き出すことで、多くのアイデアを生み出している。この「概念」のことを、ビジネスの世界では「コンセプト」と言う。

さらにアイデアマンは「形のない概念」を「どう具体化しようか?」と頭を使い始める。

例えば「紙=包むもの」という「概念」に対しては、

  1. 手紙を包むもの=封筒
  2. プレゼントを包むもの=ギフト用包装紙
  3. 荷物を包むもの=段ボール
  4. お金を包むもの=のし袋
  5. 赤ちゃんのお尻を包むもの=紙おむつ

などに具体化できる。これが「アイデアマン」と呼ばれる人の頭の使い方の正体だ。

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このように「概念と具体を自由自在に横断する頭の使い方」をマスターすれば、才能の有無にかかわらず、誰でも多くのアイデアを生み出すことができるようになる。

仕事術-4:時間を効率化する仕事術

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主体的な時間を増やす
  • 「時間に追われて、気が付けば毎日が過ぎ去っていく」
  • 「お金のために、時間を切り売りしている気がする」

もしあなたがこのような状態に陥っているのなら「時間」は「お金」よりも貴重な財産であることに気づく必要がある。

「お金」は、例え失ったとしても後から取り戻すことができる。しかし「時間」は誰もが平等に一方的に減っていくだけであり、後から取り戻すことはできない。また、お金は工夫次第で増やすことができるが、人は時間を創造することはできない。

このように考えると「時間」はあなたの人生にとって最も貴重な資源であり「時間に追われている状態」や「時間を切り売りしている状態」とは、人生そのものを削り取られている状態と同じだ。

では、どうすれば「他人に振り回される時間」を減らし「主体的な時間」を増やすことができるだろうか?

そのポイントの1つ目は、一つ一つの仕事に対して当事者意識を持つことだ。

もし当事者意識を持てれば、どのような仕事も「他人事の仕事」から「自分事に仕事」に変わる。すると、一つ一つの仕事に問題意識が持てるようになるので「なぜ、このような問題が生じているのか?」「この問題をどう解決すればいいのか?」など、物事を考えるきっかけが掴めるようになる。

物事を考えるきっかけが掴めるようになれば、やがて「自分の頭で考える習慣」が身についていく。自分の頭で考える習慣が身につけば、周囲に対して自信をもって自分の考えを伝えられるようになるはずだ。

その結果、言われたことしかできない「受け身の姿勢」から抜け出せるようになり、他人に振り回されず、自分でコントロールできる主体的な時間を増やすことができるようになる。

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更に、主体的な時間を増やすポイントの2つ目は、決して自分と他人と比べないことだ。自分と他人を比べてしまう人は「他人と比べている時間」が、あなたが頭の中で「他人に振り回されている時間」であることに気づく必要がある。

もし自分と何かを比べるなら「昨日の自分」と比べるようにしよう。

そうすれば、常に成長実感を持て、自分でコントロールできる主体的な時間を増やすことができるようになるはずだ。

「悩む」より「決める」

人はつい、不確実な未来に対して判断を下そうとすると「もし、判断が間違っていたら…」と思い悩んでしまいがちだ。しかし未来のことを完全に予測するのは不可能である以上、どこかでベストと思える判断をしていくしかない。その時に、ぜひ意識したいのが次の3つだ。

  • 「判断の正しさ」より「判断の早さ」を重視する
  • 「判断する期限」を決めておく
  • 「判断後のアクション」に集中する

1つ目のポイントは「判断の正しさ」より「判断の早さ」を重視することだ。

そもそも、その時々の局面で絶対確実な情報が100%入手できることなどありえない。どのような判断も、結局は「やってみなければわからない」のだから、必要最低限の情報が収集できたら早めに判断・行動する癖をつけることが重要だ。

早く判断できると、早く行動に移すことができる。すると例えその判断が間違っていたとしても、早い段階で「この方法ではうまくいかない」「その原因は〇〇」という、多くの学びを得ることができる。すると方針転換の判断も早めにできるようになるので、結果的に段取り全体の生産を高めることができる。

続いて2つ目のポイントは、判断する期限をあらかじめ決めておくことだ。

生産性が高い人は判断の期限が明確だ。そして判断する期限が来たら、今ある情報のみで合理的な仮説を立てて、判断を下す。

今の時代、どんなに情報を集めても「どれも正解に思えるし、どれも不正解に思える」という状況は当たり前に頻発する。だからこそ、判断する期限をあらかじめ設定しておかないと、ズルズルと「悩んだまま段取りが進まない」という状態が続いてしまうので注意が必要だ。

最後の3つ目は「判断後のアクション」に集中することだ。

一度判断を下したら「その判断は、本当に正解だったのか」と悩み続けることに意味はない。すでに判断を下してしまっているのだから、考えるべきは「何をしたら、その判断を正解にできるか?」という「次のアクション」だ。

よって、判断を下した後は「うまくいかなかったらどうしよう」と悩むことに時間を使うのではなく「どうしたら正解にできるか?」という次のアクションに時間を使うようにしよう。

仕事術-5:段取りを効率化する仕事術

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事前に計画を立てる

段取りが下手な人は、つい「目の前のこと」や「思いついたこと」から作業を始めがちだ。しかし手当たり次第に作業をしてしまうと、本来必要のない作業までやってしまったり、あるいは重要な作業を後回しにしてしまったりして、周囲に迷惑をかけてしまうことになる。

もし新しい仕事が発生したら、まず初めにやって欲しいのが「段取り全体の計画を立てる」ことだ。段取りの計画を立てるだけで、仕事は劇的にスムーズに進むようになる。

「段取り全体の計画を立てる」上で押さえておきたいステップは次の4つだ。

  • ステップ1:ゴールまでの作業を分解して洗い出す
  • ステップ2:洗い出した作業をスケジュールに並べる
  • ステップ3:作業ごとに成果物の内容・レベルを決める
  • ステップ4:作業ごとに役割分担を決める

段取りが苦手な人は、ほぼ例外なく段取りを「漠然としたイメージ」で捉えている。その結果「何から着手していいかわからない」という状態になりがちだ。よって、段取りを考える際にまずやって欲しいのが「ゴールまでの作業を分解して洗い出す」ことだ。

段取り全体を分解して必要な作業を洗い出すことができれば、どのような作業を積み上げていけばゴールにたどり着けるのか?がわかるようになるはずだ。

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続いてのステップ2は「洗い出した作業をスケジュールに並べる」ことだ。

洗い出した作業をスケジュールに並べると「作業の順番」が見えるようになる。「作業の順番」が見えるようになると「前工程と後工程の関係」が明らかになるので「この作業が遅れると、後ろの作業も全部遅れてしまい、段取り全体に影響してしまう」など「絶対に遅れてはいけない重要な作業」を見極めることができるようになる。

また、洗い出した作業をスケジュールに並べると、それぞれの作業ごとの「締め切り日時」を設定できるようになる。すると「直近の作業の締め切り」が明確になるので「なんとなくズルズルと後回しにしてしまう」という状態を避けることができるはずだ。

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続いてのステップ3が「作業ごとに成果物の内容・レベルを決める」ことだ。

事前に作業ごとの「成果物の内容」を決めておけば、それ以外の必要のないことをやらなくて済むようになる。また「成果物のレベル」を決めておけば、必要以上に成果物のレベルを上げる無駄な時間を減らすことができるだろう。

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最後のステップ4が「作業ごとに役割分担を決める」ことだ。

ここまでくれば、すでに必要な作業は洗い出され、どのタイミングでどの作業が必要になるかはわかっているはずだ。すると、それぞれの作業ごとに「誰にやってもらうか?」を割り当てることができるようになる。作業の内容ごとに「その作業が得意な人」に声を掛ければ、より段取りはスムーズに進んでいくはずだ。

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また、ステップ4までの計画を立てられるようになると、作業メンバー1人1人の作業量や所要時間を見積もることができるようになる。すると「そもそもこのスケジュールでゴールにたどり着けるのか?」あるいは「この人員でゴールにたどり着けるのか?」という実現可能性が検証できるようになる。

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更に「計画」は作業に着手してからも、あなたを助けてくれる。

常に「計画」を念頭に置きながら作業を進めると、自分は全体の段取りのどの段階にいるかが把握できるようになる。すると「期限が迫っているのに終わっていない」という状況を避けることができるはずだ。

やらないことを決める

近年では「時短テクニック」が人気だ。例えば「PCの文字入力スピードを上げるために、辞書登録機能を使う」「Excel関数を覚える」などが典型だ。

しかしどんなに時短テクニックを駆使しても、その作業自体が必要のない作業だったら意味がない。しなくても良いことを効率的に行うことほど、無駄なことはない。仕事が早い人とは、作業スピードが速い人ではなく、必要のない作業を見極めてやめてしまえる人だ。

では、どうしたら「必要のない作業」を見極めることができるのだろうか?そのポイントは次の2つだ。

  1. 「今やろうとしていることは、そもそも目的に対して役に立つのか?」を考える
  2. 「今やろうとしていることを、別の手段でラクにできないか?」を考える

必要ない作業を見極めるポイントの1つ目は「今やろうとしていることは、そもそも目的に対して役に立つのか?」を考えることだ。人は誰でも、作業に没頭すればするほど「手段の目的化」が起こり、本来の目的を見失っていく。

「目的」は少し先の話である反面「手段」は目先の話であることから、人はつい「手段」に目が向きがちだ。しかしそうであるからこそ、常日頃から「やること」よりも「辿り着くべき成果」を念頭に置き「今やろうとしている手段は、そもそも目的に対して役に立つのか?」を意識的に考えておく必要がある。

続いて2つ目のポイントは「今やろうとしている作業を、別の手段でラクにできないか?」を考えることだ。「手段の目的化」が起こると、人はその手段以外のやり方を想像できなくなり、別の可能性に目を向けづらくなる。

例えば、社内会議で使用する資料の印刷について考えてみよう。

効率的に資料を印刷するには「事前に十分な用紙を補充しておく」「複数台のプリンタを同時並行で走らせる」「ホチキス止め機能を使う」などの工夫ができるかもしれない。

しかし資料を印刷する目的が「社内会議で情報を共有すること」なら「社内会議時にプロジェクターで映す」ことで事足りることもある。そうすれば、そもそもの「資料を印刷する」という作業自体をなくしてしまうことができる。

このように目的さえしっかりと押さえておけば、アイデア次第では作業をラクにしたり、なくしたりすることができるはずだ。

仕事術-6:コミュニケーションを効率化する仕事術

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相手の立場に立つ
  • 「言ったはずなのに、伝わってなかった」
  • 「伝えたはずなのに、動いてくれなかった」

その結果、仕事の終盤になって「作業の抜け漏れ」が明らかになってバタバタする…。あなたは、このような経験をしたことがないだろうか?

相手に対して何かを説明するとき、主役になるのは「言葉」だ。しかし、言葉はいったん発せられると「伝える側」の手を離れて、その解釈は「受け取る側」の理解力に委ねられる。このギャップこそが「言ったはずなのに、伝わってない」という状態を引き起こしてしまう。

人はつい「自分はこう思う」「自分はこう感じる」「自分はこうしたい」など、自分を中心に物事を考えてしまいがちだ。そして自分の仕事にのめり込んでいけばいくほど、相手の視点を見失いがちになる。

しかし、どのような仕事も結局は「人と人との営み」である以上「相手に理解してもらうこと」「相手に共感してもらうこと」「相手に動いてもらうこと」は必要不可欠だ。

では、伝え方を工夫する際には、どのようなことを気に留めておく必要があるのだろうか?気に留めておきたいポイントは次の3つだ。

  • 相手にとってわかりやすい言葉を選ぶ
  • 相手にとってわかりやすい説明の順番を考える
  • 相手の頭を整理する伝え方をする

伝え方の工夫の1つ目は「相手にとってわかりやすい言葉を選ぶ」ことだ。

相手にとってわかりやすい言葉を選ぶには、その前提として相手の知識レベルを把握しておかなければならない。例えば「業界知識」「職務知識」「専門用語の知識」などだ。

優秀な人であればあるほど、つい「自分は専門家である」という自負から「専門家感」を出したくなって、専門用語や外来語を多用しがちだ。しかし説明の目的は「専門家感を出すこと」ではなく「相手にわかってもらい、動いてもらうこと」であることを肝に銘じておきたいところだ。

伝え方の工夫の2つ目は、話す前に「相手にとってわかりやすい話の順番」を考えておくことだ。

人はつい「自分が考えた順番」で物事を話してしまいがちだ。しかし目的は「相手に理解してもらい、相手を動かすこと」である以上、相手から逆算して「相手が理解しやすい順番」を考えておく必要がある。

もし相手が「一つ一つ納得しながら話を聞くタイプ」なら、丹念に積み上げ型の説明をするとわかりやすいだろう。

一方で、相手が「結論を先に知りたいタイプ」なら「すべきことはこれです」「その理由は3つありまして…」「1つ目は…」「2つ目は…」「3つ目は…」という結論先行型の説明がわかりやすい。

相手のタイプや性格によって「わかりやすい話の順番」は変わる。よって「相手はどんなタイプなのか?」を見極めて、説明の順番を変えるようにしよう。

最後に、伝え方の工夫の3つ目は「相手の頭を整理する伝え方をする」ことだ。

これは当たり前のことだが、相手はあなたから説明されるまで、説明の中身をわかっていない。相手の頭の中が「全く白紙の状態」から「相手に動いてもらうレベル」に持っていくには、こちらが頭の中で整理したことを、相手にも理解してもらわなくてはならない。その際に役に立つのが「指し示す枕詞」をうまく使うことだ。

「指し示す枕詞」とは、例えば次のようなものを指す。

  • 「まずはこのプロジェクトの背景についてですが…」
  • 「続いて現状課題についてですが…」
  • 「その課題を引き起こしている原因についてですが…」
  • 「原因を取り除く解決策についてですが…」

このように、内容を伝える前に「何について話すのか?」を挟み込んでいくのが「指し示す枕詞」だ。逐一「〇〇についてですが…」と挟み込んでいくと、相手は「次は〇〇について話すんだな」と頭の中で心構えができるので、より理解してもらいやすくなる。

言葉は人と人とのつながりを作る反面、使い方を間違えると壁を作ってしまうやっかいなものでもある。よって、物事を伝える際には「自分」ではなく「相手」から逆算して「伝え方」を工夫するようにしよう。

前提を揃える

よく「ビジネスでは、論理的に話をするべき」と言われる。しかし論理的に話をしているはずなのに「なぜだか話が噛み合わない」という経験をしたことはないだろうか?

もし思い当たる節があるなら「そもそも話の前提がずれている」ことを疑ってみて欲しい。

物事を伝えるには、必ず相手がいる。そして相手が置いている前提と自分が置いている前提がズレていると「そもそもの認識が違っていた」という状態になり、すれ違いが起きる。

このような状態を防ぐためには、事前に前提をすり合わせる作業が必要になる。特にすり合わせておきたい「前提」は、次の4つだ。

  1. 現状認識
  2. 視点
  3. 話のレベル感
  4. 時間軸

事前にすり合わせておくべき前提の1つ目は「現状認識」だ。

例えば「売上目標10億円達成するには?」という論点は、現在の売上が上昇基調なのか?それとも下降基調なのか?という現状認識によって変わる。もし売上が上昇基調なら「この流れを加速させるには?」が論点になるが、もし下降基調なら「なぜ売上が落ちているのか?」という原因究明が論点となるだろう。

このように、例え「売上目標10億円達成するには?」という目的は同じでも、現状認識がズレていると、互いの論点がズレてしまうので話は噛み合わなくなる。

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続いての二つ目は「視点」だ。

例えばクレーム処理について考えてみよう。カスタマーサポート部門の視点に立てば「クレーム=迅速に処理すべきもの」という前提で物事を考えるはずだ。しかし商品開発部門の視点に立てば「クレーム=商品を改良するための重要な情報」という前提で物事を考えるだろう。このように、同じ「クレーム」でも「どのような視点で捉えるか?」を事前に揃えておかないと、やはり論点は噛み合わなくなってしまうので注意が必要だ。

更に三つ目は「話のレベル感」だ。

誰かと話をするときに「話のテーマ」についてはすり合わせているはずだ。しかし「話のレベル感」は盲点になりやすいので注意が必要だ。

例えば同じテーマの話でも、

  • 大局的な方針の話をするのか?それとも目先の具体策の話をするのか?

など「話のレベル感」によって論点は変わる。例えば「新商品開発」の話をする際に「狙うべき市場」や「狙うべきターゲット」など、大局的な戦略レベルの話をする人がいる一方で、販促資材のデザインといった具体策レベルの話を持ち出す人がいると、話のレベル感が合わずに議論は噛み合わなくなり迷走する。

このように「話のレベル感」を押さえないコミュニケーションは、いつまでたっても議論がかみ合わない状態を作り出してしまう。そうすると、それぞれのメンバーが頭に浮かんだことをランダムに発言してしまうため、互いに話を整理できず結論が出ない状態が続いてしまうので注意が必要だ。

そして最後の4つ目は「時間軸」を揃えておくことだ。

「なかなか議論がかみ合わない」という局面でとりわけ多いのが「参加メンバーが念頭に置いている時間軸がバラバラ」であることだ。

あるメンバーは長期的な課題について問題提起をしているものの、あるメンバーは目先の現場課題の発言に終始する、などが典型だ。それぞれのメンバーが念頭に置いている時間軸がバラバラだと、議論は噛み合わなくなってしまう。

これらのように、例え目的や論理が正しくても、そもそもの「置いている前提」にズレがあれば「相手に理解してもらえない」ということが起こり得る。

よって、もし「話が噛み合わない」と感じたら、まずは「前提が揃っているか?」を疑おう。

仕事術-7:資料作成を効率化する仕事術

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資料の全体構成を考える

資料作成を依頼されたときに、あなたはすぐさまパソコンに向かって、ページを作り込んではいないだろうか?

しかし、いざ資料を書き始めてはみたものの、

  • すぐに行き詰ってしまう
  • やたらと時間がかかってしまう
  • ページ数が膨大になってしまう

という状況に陥って困った経験はないだろうか?

このような状況に陥ってしまうのは、いきなりページを作り込んでしまうことが原因だ。行き当たりばったりで資料を書き始めてしまうと、つい本筋から外れた枝葉の部分に目が行きがちになり、効率を落としてしまうものだ。

そこでぜひ意識して欲しいのは、資料を書き始める前に「資料の全体構成」を考えることだ。事前に「資料の全体構成」さえ作ってしまえば、あとはそれに沿って資料を作っていくだけなので、横道に反れずにスムーズに進めることができるようになる。

それでは「資料全体の全体構成」とは、どのようなものだろうか?大きくわけて次の2つを意識して欲しい。

  1. 資料の論理構成
  2. 資料のストーリー構成

まずは1つ目の「資料の論理構成」について説明しよう。

「論理構成」とは、資料の中で展開する「結論と根拠」のことを指す。もし論理構成を考えないままいきなり資料作成に着手してしまうと、結論のないだらだらした資料になったり、根拠がない支離滅裂な資料になってしまうので注意が必要だ。

資料の論理構成を考える場合には「ピラミッドストラクチャー」というフレームワークを使うのが有効だ。

資料で伝えたい結論が「論理的に筋が通っている」と受け止めてもらうには、それを証明する複数の根拠が必要になる。これを図で表現すると、結論を頂点として複数の根拠が下部に配置されるため、必然的にピラミッドのような形になる。これが「ピラミッドストラクチャー」だ。

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ただ単に事実やデータが並んでいるだけの資料には、ピラミッドストラクチャーの頂点に位置する結論がない。逆に、あなたの主張だけが描かれている資料には、ピラミッドストラクチャーの底辺に位置する根拠がない。

このように、ピラミッドストラクチャーを使って資料の論理構成を考えると、あなたが資料の中で描こうとしている論理展開を整理しやすくなるのでおすすめだ。

続いての2つ目は「資料のストーリー構成」だ。

論理構成は「結論と根拠」もとに「筋が通ったロジック」を整理するのに有効だが、あくまで「ロジックを整理する」作業であって、そのまま資料に落とせるわけではない。

資料には必ず読み手がいるので、いざ資料に落とすとなると「論理構成をどのような順番で伝えたら相手にとってわかりやすいのか?」を考える必要がある。これが「資料のストーリー構成」だ。

もし資料の読み手に「この資料の重要性」を理解してもらいたいなら、まずは「課題」を1ページ目に持ってくるのが適切だろう。課題に対して根拠を示し、課題の重要性を認識してもらえれば、読み手は「真剣に読むべき資料だ」と判断し、資料の続きに興味を持つ。

すると、2ページ目では「課題を引き起こしている原因」を分析したページが来るのが妥当だ。なぜなら、どのような課題もその課題を引き起こしている原因があり、原因を取り除かない限り、根本的な解決には至らないからだ。

続いて3ページ目では「課題を生じさせている原因」を取り除くための「解決策」を伝え、4ページ目で「期待効果」を記載するのがわかりやすい流れだろう。この場合「解決策」が「結論」で「期待効果」が根拠に当たる。

ここまで読んだ読み手は、次の関心ごととして「具体的にどう進めるのか?」という疑問を持つはずだ。そこで5ページ目で「スケジュール」を示して「いつまでに、どのようなステップで進めるのか」を理解してもらい、6ページ目で「役割分担」を示すことで担当部門を明確にし「組織的に実行可能であること」をわかってもらう。そして最後の7ページ目で「費用」を示せば、後は判断を仰ぐだけだ。

このように、ページを作り込む前に「論理構成」と「ストーリー構成」を設計図として整理しておけば、無駄な回り道をせずに「論理的で」「わかりやすい順番の」資料を作ることができるようになる。

シンプルに作る

昨今ではビジネスのスピードは劇的に加速しており、つい時間に追われてしまいがちだ。

そして時間に追われている状況は、資料の作り手だけでなく読み手にとっても同じであり、複雑な資料をじっくり読み込む余裕はない。

当事者意識が強ければ強いほど、読み手の立場からの客観的なものの見方ができなくなり、資料の分量が多くなってしまいがちだ。資料の作成者はたいていの場合、案件の当事者なので、つい自分が持っているありったけの情報を詰め込んでしまう。

しかし、ありったけの情報を詰め込むことは、資料の作り手側も読み手側も損をする。

資料の読み手側からすれば、情報量が増えれば増えるほど話の全体像や筋道、あるいは結論がわかりにくくなるため「時間をかけて読み込んだ割には、論旨がつかめない」という状況に陥りがちだ。

また資料の作り手側からすれば、分量が多い分、それなりに時間をかけて作ったはずなのに「思ったほどわかってもらえない」という状況に陥ってしまう。

資料の読み手側が言う「わかりづらい」は、多くの場合「中身の詳細がわからない」ことが原因ではない。「話の全体像」や「話の筋道」あるいは「結論」がシンプルにわからないことが原因だ。

もしあなたが読み手の時間を奪わない、シンプルで無駄のない資料を作ることができれば、資料作成の時間を短くできるだけでなく、読み手の読み込む時間も減らすことができるので、資料作成の生産性は劇的に向上するはずだ。

仕事術-8:会議を効率化する仕事術

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会議のゴールを設定する
  • 「今日の会議では〇〇について議論したいと思います。みなさん、どんどん意見を出してください」

普段あなたが参加する会議は、このようなフレーズで始まる会議が多いのではないだろうか?会議の本を手に取ると、どの本も例外なく「会議の目的を明確にするべき」と書いてある。

しかし、

  • 「今日の会議の目的は、〇〇について意見を出すこと」
  • 「今日の会議の目的は、〇〇について議論すること」

は、一見目的を明確にしているように見えるが、手段と目的が入れ替わってしまっている。これらは会議の中で「やること」であって「目的」ではない。

これらを料理に例えると「目的は焼くこと」「目的は煮ること」「目的は切ること」と言っているのと同じだ。「どんな料理を作ればいいか?」がわからないまま「目的は焼くことです」といわれても「何のために」「どの程度」焼けばいいのかががわからない。

そこでぜひおすすめしたいのが、会議のはじめに「ゴール」を明確にしておくことだ。つまり「この会議で目指すべき状態」を明確にしておくのだ。

例えば、先ほどの料理の例で「おいしい焼き肉を作ること」をゴールに設定するとどうなるだろうか?

ただ単に「焼くこと」を目的にしてしまうと、会議のメンバーは「焼き鳥」や「焼き魚」の話に脱線してしまうかもしれないが、ゴールを「おいしい焼き肉を作ること」と明確にできれば、会議のメンバーは「おいしい焼き肉を作るために→焼く」ことがわかるので、焼き鳥や焼き魚の話はしなくなり、会議の脱線を防ぐことができる。

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そしてもう1つ、大事なことがある。それは「ゴールの水準」を明確にすることだ。例えば「おいしい焼肉を作る」にしても「おいしい焼肉とはレアなのか?ミディアムなのか?ウェルダンなのか?」によって「どこまで焼けばいいのか?」は変わる。

これを会議に置き換えれば「会議の目的は〇〇について意見を出すこと」だけでは、どこまで意見を出せば終わりなのかがわからない。

しかし「ゴールの達成水準」を明確にできれば「どのような状態に持ち込めば会議は終わりなのか?」が共有できるため、会議のメンバーはそのゴールに向かって「何をどれくらい議論すればいいのか?」の心構えができるようになる。

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このように、会議のはじめにゴールを確認しておくことは、会議メンバーのベクトルを揃え、脱線を減らし、会議の質や効率を致命的に左右する。それぐらい、会議のゴール設定は重要だ。

ToDoを確認する
  • 「では、そんな感じで」

この一言で会議が終了したものの、次に誰が何をすればいいかが明確になっておらず、結論が放置されてしまっていた…。あなたはこのような経験をしたことがないだろうか?

どのような議論も、その成果が次の行動に移されないのであれば、その議論自体必要がなくなる。会議は「開催すること」に意味があるのではなく「その後に取られる行動」にこそ意味がある。

もし「うやむやのまま終わってしまう会議」が多いなら、会議の終わりに次の3つのポイントを確認する習慣をつけよう。

  1. 「次の行動」を確認する
  2. 「役割分担」を確認する
  3. 「期限」を確認する

1つ目は「今日の会議の結果として、どういった行動を起こすのか?」という「次の行動」を確認することだ。会議は業務全体のプロセスの一部なので、決めた後の行動に徹底的にこだわろう。

続いて2つ目のポイントは「誰がそれをやるのか?」という「役割分担」を確認することだ。せっかく「次の行動」を決めたとしても役割分担がおろそかになると「全員がお見合い状態」となり「結局、誰もやってなかった」という状態を生み出してしまう。

そして最後のポイントは「期限」を確認することだ。例え「次の行動」と「役割分担」を確認できたとしても「いつまでに」という期限を設定しなければ、作業を割り振られたメンバーはその作業の優先順位を下げてしまうので、ズルズルと先延ばしになっていく。

また「次の行動」「役割分担」「期限」を決めた後は、作業を割り振られたメンバーを1人にしない配慮も必要だ。

よって、作業メンバーに対する支援を促すために「残りのメンバーがサポートできることって、ありますかね?」と声を掛ければ、チームの一体感を高めることができるはずだ。

視点」と「法則」を掛け算する読書術※無料のオーディオブック特典付

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人は誰しも「視点」を通してしか物事を考えることができない。別の言い方をすれば、「何を考えるか?」は視点が支配してしまうともいえる。

 人の思考は必ず、

  1. 視点:まずは何らかの「視点」を置き
  2. 法則:その「視点」を元に「ああなれば→こうなるだろう」という「法則性」に当てはめ
  3. 結論:結論を出す

というステップを辿る。

つまり、どんなにロジカルシンキングに長けていても、論理の前提となる「視点を置き方」を間違えれば結論は間違ったものになる。

また、どんなに適切な視点を置いたとしても「ああなれば→こうなるだろう」という「法則」のストックがなければ、再現性の高い仮説を導き出すことはできない。

本書はビジネス書から「隠れた視点」と「隠れた法則」を発見し、思考の質とスピードを上げていく方法を解説した書籍だ。

もしあなたが自由自在に「視点」を操ることができるようになれば、物事の多様な側面に気づき、次々と「別の選択肢」「別の可能性」を生み出すことができるようになる。

さらに、数多くの「法則」をストックしていけば、様々な現象に「法則」を当てはめることで「的を射た」仮説を瞬時に導き出すことが可能になるはずだ。

おかげさまで、本書はamazonの「読書法カテゴリー」で新着1位を獲得し、レビューや書評においても、

  • 読書術を越えて、実用的な思考力向上の学びが得られる
  • 一つひとつが結構深くて、ハイライトを引きまくり
  • 読書術の常識を次々と塗り替えている目からウロコの本

など、ありがたい言葉を頂戴している。

数多くの視点を持っている人は、たとえ同じ状況を見ていても「気づくこと」や「気づきの量」が格段に違う。

数多くの法則を持っている人は「ああなれば→こうなりやすい」という「法則」に当てはめて考えることで、精度の高い未来を予測している。

もしあなたが「ロジカルシンキング本」では学べない「視点力」や「法則力」を身につけたいなら、ぜひ本書で紹介する読書法を実践して欲しい。

※無料のオーディオブック特典付

シャープな仮説を生み出す頭の使い方」を徹底解説

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この記事で紹介したが、再度紹介させていただこう。

あらゆるビジネスは「仮説」こそが成否を握る。

なぜなら、仮説を生み出せなければ次の一手を見出しようがなく、検証のしようもなくなるからだ。つまり、ビジネスの成長は止まってしまうことになる。

しかし仮説思考の書籍の多くは、仮説思考の重要性は説くものの、肝心の「仮説思考の身につけ方」になると、

  • 「センスが必要」
  • 「経験の積み重ねが物を言う」

など「それを言ったらお終いよ」という結論で終わらせている書籍が多い。

しかし本書は「仮説思考に必要な頭の使い方の手順」を、豊富な事例とともに徹底解説している。よって、その手順通りに頭を使えば「センス」や「長年の経験」に頼ることなく、誰でも優れた仮説を導き出せるようになる。

おかげさまで本書は5版を重ね「読者が選ぶビジネス書グランプリ2021」にノミネートいただいた。NewsPicksやNIKKEI STYLE、lifehackerなど多くのメディアで取り上げていただき、中国や台湾、香港でも出版が決定している。

さらにAmazonレビューでも、

  • 「ここ数年の仮説思考系の書籍で久々のヒット」
  • 「自分オリジナルの武器にしていけそうな良書」
  • 「一生もののスキルになるのは間違いない」

など有難い言葉を頂戴しており、5刷を重ねている。

もしあなたがシャープな仮説を導き出せるようになりたいなら、ぜひ本書を手にとってみて欲しい。

57個の仕事術を身につけたい方へ|超効率ハック

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この記事で紹介したが、再度紹介させていただこう。

今や、あらゆる仕事は効率化や生産性が求められる時代だ。しかし、いざ「生産性の高い仕事の仕方」を身につけようとしても、その分野は、

  1. 時間管理術
  2. 段取り術
  3. コミュニケーション術
  4. 資料作成術
  5. 会議術
  6. 学び術
  7. 思考術
  8. 発想術
など多分野に渡り、全てをマスターしようとすると最低8冊分の読書時間と書籍代がかかってしまうのが難点だ。

しかし、本書「超効率ハック」は、8つの分野の仕事術の「重要ポイントだけ」を抜き出し、ギュッと1冊に凝縮した書籍だ。もちろん、思考法に関しても重要ポイントを解説している。

さらに、本書は「訓練や習慣化が必要な作業テクニック」ではなく「行動を変えるための頭の使い方」の解説に力を入れているため「頭のスイッチを切り替える」だけですぐに実践できるのも特色だ。

おかげさまで、本書を題材にしたSchooのオンライン授業では「思考法ジャンル」で人気ランキング1位を頂いた(139講座中)。また Kindleでも「オペレーションズ部門」でベストセラー1位を獲得し、海外出版社からの出版オファーも頂いている。

Amazonレビューでも、

  • 「思考と行動の質を上げるヒントが盛りだくさん」
  • 「読んでみると、頑張りどころを間違えてたことに気付かされる」
  • 「仕事が速い人はこれをやってたんだな、ということがよくわかった」

など、ありがたい言葉を頂戴しており嬉しい限りだ。

もしあなたが「短時間で網羅的に仕事術を学びたい」「根本から仕事の生産性を高めたい」と感じているのなら、ぜひ手に取ってみて欲しい。

ブランディングの理論と実践をつなぐ「ブランディングの教科書

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本書は、筆者の専門である「ブランディング」に関する書籍だ。

ブランディングは、ややもすれば「デザインの話」「広告の話」「世界観の話」など、掴みどころのない抽象論に陥りがちだ。

しかしブランディングは「ブランド戦略」という言葉があるように、企業の成否を大きく左右する戦略のひとつだ。そして投資が伴う以上、一定の合理性と説明責任が求められる。決して、売上や利益から逃げてはならないのだ。

本書は、つい「感覚論」に陥りがちな「ブランディング」に対して「論理的な納得性」と「直感的な腹落ち感」の両面を追求した書籍だ。

「論理」が理解できなければ、ブランディングを体系的に理解することできず、再現性を生むことができない。

そして「直感的な腹落ち感」がなければ、ブランディングを実務に落とせず、成果をもたらすことができない。

本書は、広告代理店&外資系コンサルティングファームで培った「生の知見」と「体系的な解説」を通して、ブランディングの理論を実践へとつなげて解説している。

おかげさまで、本書はAmazon kindle売れ筋ランキング「消費者主義」ジャンルでベストセラー入りを果たし、Amazonレビューでも、

  • 「ふわっとしたブランディングの本が多い中で、異彩を放っている」
  • 「事例も多いので実践のイメージが湧きやすい」
  • 「海外企業の事例ばかりが紹介されている輸入本だとピンとこない、という方にお薦め」

など、ありがたい言葉をちょうだいしている。

もし本書を手にとって頂ければ、ブランディングの専門用語はもちろん、実践の手順や実務の勘所が、一通り学べるはずだ。

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終わりに

今後も、折に触れて「あなたをブランドにする思考法」の解説を続けていくつもりだ。 

しかし多忙につき、このブログは不定期の更新となる。

それでも、このブログに主旨に共感し、何かしらのヒントを得たいと思ってもらえるなら、ぜひこのブログに読者登録Twitterfacebook登録をしてほしい。

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