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ビジネスコミュニケーションに必須の3つの能力と5つのスキル|事例有

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このページに辿り着いたあなたなら「ビジネスコミュニケーションの能力を身につけたい」あるいは「ビジネスコミュニケーションのスキルを高めたい」と感じていることだろう。

もしあなたがビジネスパーソンなら、1度や2度は以下のような指摘を受けたことがあるはずだ。

  • 「で?結局のところ、何が言いたいの?」
  • 「話が長い…。もう少しポイントを絞って説明してくれない?」
  • 「え?聞いてないんだけど?」

仕事の悩みの9割は、人間関係によるものと言われる。しかしビジネスとは、煎じ詰めれば「人と人との営みであることから、立場の異なる相手とうまくコミュニケーションをとることは、あなた自身の評価はもちろん、時にビジネスの成果も左右する。

そこで今回は、立場が異なる相手との信頼関係を作る上で必要不可欠となる「ビジネスコミュニケーション」について解説する。もしこの記事を最後までご覧になれば、

  • コミュニケーション力とは何か?
  • ビジネスコミュニケーション力を身につけるメリットとは
  • ビジネスコミュニケーションに必須の3つの能力とは何か?
  • ビジネスコミュニケーションに必須の5つのスキルとは何か?

が理解できるようになるはずだ。そして、ひとつひとつの能力・スキルを理解し、磨いていけば「何がいいたいの?」「ポイントは何?」「聞いてないけど?」と返り討ちにあうことも大きく減るはずだ。

仕事の質と生産性を上げたい方へ。このブログから書籍化「超効率ハック」

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冒頭で僭越ながら、拙著「超効率ハック」を紹介させて頂こう。

ビジネスコミュニケーションに関心があるあなたなら、仕事の質と生産性を高めたいと考えているはずだ。

本書は、仕事の生産性向上を目的に「時間・段取り・コミュニケーション・資料作成・会議・学び・思考・発想」という8つのジャンルのライフハック術を網羅的にカバーしている書籍だ。もちろん、この記事のテーマである「ビジネスコミュニケーション」についても、一章を割いて解説している。

本書が類書の「ライフハック本」と大きく異なる点は「EXCELの関数を覚える」「ショートカットキーを使い倒す」などの小手先のテクニックではなく、その大元にある「頭のスイッチの切り替え方」を解説している点だ。

どんなに時短テクニックを駆使して処理スピードを上げたとしても、その作業自体が必要のない作業だったとしたら意味がない。しなくてもいいことを効率的に行うことほど、無駄なことはない。

この場合、必要なのは「作業の処理スピードを速める力」ではなく「不必要な作業を見極め、周囲を納得させる力」だ。

本書は、このような「頭のスイッチの切り替え方」を8ジャンル57項目に分けて、具体的な処方箋を交えながら紹介している。

おかげさまで、本書の内容を解説したSchooのオンライン授業は「思考法ジャンル」で人気ランキング1位を頂いている(139講座中)。また、Amazon Kindleでも「オペレーションズ部門」でベストセラー1位を獲得した。

Amazonレビューでも、

  • 「どのライフハック本と比べても異色であり、学べることが多かった」
  • 「読んでみると、頑張りどころを間違えてたことに気付かされる」
  • 「仕事が速い人はこれをやってたんだな、ということがよくわかった」

など、ありがたい言葉を頂いている。

もしあなたが「仕事術をマスターしたい」「仕事の生産性を劇的に高めたい」と感じているのなら、ぜひ一読してみて欲しい。

お知らせ

前回好評につき、Schooにて「超効率ハック」を題材にした授業の第二弾を行うことが決まりました。詳しい内容を知りたい方は→こちらをクリック

コミュニケーション力とは何か?

まずは「コミュニケーション力とは何か?」について理解を深めよう。筆者は「コミュニケーション力」を以下のように定義している。

「コミュニケーション力」とは

互いの共通認識を作り、信頼関係を築く力

気をつけていただきたいのは「コミュニケーション力」と「情報伝達力」は異なる点だ。

情報伝達力は「情報を正確に伝えること」に力点が置かれるが、コミュニケーション力は「相手との関係づくり」に力点が置かれる。

つまり、コミュニケーションにおいて重要なのは「自分が伝えたい内容が伝わったか?」ではなく「相手が聞きたい内容が伝わったか?」であり、その本質は「伝える能力」ではなく「相手に対する想像力」だ。

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ビジネスコミュニケーション力を高める3つのメリット

「コミュニケーション力=互いの共通認識を作り、信頼関係を築く力」であることが理解できたら、続いてはビジネスコミュニケーション力を高めることで得られるメリットについて触れよう。

ビジネスコミュニケーション力を高めることで得られるメリットは、大きく分けて3つある。

  • 仕事の精度が高まる
  • 仕事の生産性が高まる
  • 自分の世界が広がる

ビジネスコミュニケーション力を高めるメリット-1:仕事の精度が高まる

ビジネスコミュニケーション力を高めることができれば、あなたは「相手を取り巻く背景」に想いを馳せることができるようになる。そうすれば、仕事の精度は劇的に高まる。

このことを理解するために、あなたが上司から「資料の作成を頼まれた」という局面で考えてみよう。

もしあなたのビジネスコミュニケーション力が低ければ、資料作成を依頼された後に「通り一遍の資料」を作成してしまい、上司に見せた段階で「思ってたの違う」とやり直しを命じられてしまうかもしれない。

しかし、もしあなたが高いビジネスコミュニケーション力を発揮して「上司を取り巻く背景」に想いを馳せることができれば、資料を作成する前に、

  • そもそもなぜ、資料を作成する必要があるのか?【目的】
  • 上司は資料作成を通して、どうしたいと思っているのか?【意図】
  • 作った資料は、どのような局面で使われるのか?【TPO】

などを確認することができる。そうすれば、上司の的を射た資料を作成することができるので、資料作成の精度は格段に上がるはずだ。

重要なことなので繰り返すが、コミュニケーションの本質は「伝える能力」ではなく「相手に対する想像力」だ。

そして、仕事の品質は「あなた」ではなく「相手」が決める。だとしたら「相手を取り巻く背景」に想いを馳せ、事前に背景を確認することができれば、仕事の精度を高めることができるはずだ。

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ビジネスコミュニケーション力を高めるメリット-2:仕事の生産性が高まる

ビジネスコミュニケーション力を高めることができれば、相手との間で正確な意思の疎通ができるようになる。そうすれば、仕事の生産性は劇的に高まるはずだ。

仕事の生産性となるとつい思い浮かべるのは「よく使う言葉をPCに辞書登録しておく」「ショートカットキーを使い倒す」などの時短テクニックだろう。

しかし、どんなに時短テクニックを駆使して処理スピードを上げたとしても、その作業自体が必要のない作業だったとしたら意味がない。しなくてもいいことを効率的に行うことほど、無駄なことはない。

仕事の生産性を下げる要因の大半は「作業の処理スピードの遅さ」ではなく、

  • 「多忙を極めているのに、新しい仕事を断れなかった」
  • 「言ったはずのことが伝わってなくて、手戻りが生じた」

など、対人関係で決まる。

もしあなたがビジネスコミュニケーション力を高めることができれば、正確な意思の疎通ができるようになるので、こちらの事情を理解してもらい、周囲の人たちと足並みを揃えることができる。

そうすれば業務の手戻りを防ぐことができるようになるので、仕事の生産性は劇的に上がるはずだ。

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ビジネスコミュニケーション力を高めるメリット-3:自分の世界が広がる

ビジネスコミュニケーション力は、あなたが見えている世界を広げてくれる。

なぜならビジネスコミュニケーション力を高めることができれば、相手に対してオープンな姿勢で接することができるようになり、例え自分とは違う意見でも、そこから様々な学びを得ることができるようになるからだ。

「自分と違う意見がある」ということは「自分が知り得なかった世界が目の前にある」ことと同じだ。そしてコミュニケーションの本質は「相手に対する想像力」なのだから「もし相手の意見が正しいとしたら…」と前提を置いて考えることができるようになる。

「思い込み」や「決めつけ」は、自分の外側からやってくる新たな気づきを妨げ、あなたを「狭い世界」に閉じ込めてしまう。

しかしビジネスコミュニケーション力を高めて、常にオープンな態度を持てるようになれば、相手の意見を相対的に捉え、様々な角度から捉え直すきっかけを創ることができる。

そして、様々な角度から相手の意見を捉え直すことができれば、あなたは「自分の内側の世界」にはなかった新しい視点を獲得し、あなた自身の世界を広げることができるようになるはずだ。

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ビジネスコミュニケーションに必須の3つの能力

続いてここからは、ビジネスコミュニケーションに必須となる3つの能力について解説しよう。コミュニケーション力に必須となる能力は、大きく分けると以下の通りだ。

  • コンテキスト思考力:話の背景を把握する力
  • 抽象化思考力:話のレベル(抽象度)を合わせる力
  • 論理的思考力:根拠を持って結論を伝える力

これらの能力を一つ一つ身につけていけば、あなたのビジネスコミュニケーション力は格段に上がるはずだ。

ビジネスコミュニケーションに必須の3つの能力-1:コンテキスト思考力

相手との共通認識を作るためには、まずは「話の背景」を理解しなければならない。そのために必要なのが「コンテキスト思考力」だ。このことを理解するために、例を挙げて解説しよう。

今目の前に「茶碗」があったとしよう。

もし、その茶碗が美術館に飾られていれば、その茶碗は「芸術作品」という意味合いにを持つ。しかし、もしその茶碗がお店に置かれていれば「商品」であり、倉庫に置かれていれば「在庫」だ。台所の流し台に置かれていれば「洗い物」であり、ゴミ捨て場に置かれていれば「燃えないゴミ」となる。このように、同じ「茶碗」でも「背景」によって、その意味合いは変わる。

このように、物事は、照らし合わせる「背景」によって、その意味合いが変わることがある。コンテキスト思考とは、この茶碗の例のように「茶碗」という事実と、その「背景」を照らし合わせ、正確な意味合いをつかみ取る能力だ。

もしあなたがコンテキスト思考力を高めることができれば「相手の発言」という言葉尻に踊らされず「その背景」を理解することで、正確な「意味合い」を掴むことができるようになる。

ビジネスの会話では「事実」は共有されても「背景」が共有されていないために、認識のズレが起きることが多い。

もしあなたがビジネスコミュニケーション力の一つである「コンテキスト思考力」を高めたいなら、ぜひ次の3つの「背景」を意識して欲しい。

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背景-1:背景にある「目的」は何か?

仮に、あなたと相手が「お客様への提案」について打ち合わせをしているとしよう。

提案の目的について、あなたは「お客様との関係づくりが目的」だと思っていたとしても、相手が「クロージングが目的」だと考えていたら、同じ「提案」の話でも、話は全く噛み合わなくなる。

このように「やること」の背景には、必ず「目的」が存在する。例え「やること」が共有できていても「その背景にある目的」がズレていれば意思疎通は難しくなる。

よって、もしあなたがビジネスコミュニケーション力を高めたいなら、常に「やること」の背景である「目的」を確認する習慣をつけよう。

背景-2:背景にある「現状認識」は何か?

今度は、あなたが上司に対して「売上実績」を報告する場面をイメージしてみよう。

もし売上実績が前年比を越えあなたが喜んでいたとしても、あなたの上司が「予算比」で考えていたとすれば、予算比での未達を問題視するかもしれない。

このように、例え同じ現実を見ていても「現実に対する認識」が異なる場合がある。

この例の場合では「売上実績」という現実を前年比に照らして「喜ばしいこと」と認識するか、予算比に照らして「問題」として認識するかで「売上実績」に対する評価は大きく変わってしまう。すると当然、上司との会話も噛み合わなくなる。

もしあなたがビジネスコミュニケーション力を高めたいなら、常に現実に対して「相手はどう認識しているか?」を把握する習慣をつけよう。

背景-3:背景にある「価値観」は何か?

続いては、あなたが上司に対して「残業を申請する」場面をイメージしてみよう。

もしあなたが「残業をしてでも、顧客のために品質を上げることが重要」という価値観を持っていたら「残業すること=良いこと」となる。

しかし、もしあなたの上司が「残業は生産性の低い仕事の象徴」という価値観を持っていれば「残業すること=悪いこと」になる。このように「残業」一つとっても、その背景にある価値観が違えば180度評価が変わり、あなたと上司の会話は噛み合わなくなる。

重要なことなので繰り返すが、ビジネスコミュニケーション力に必要なのは「相手に対する想像力」だ。

もしあなたがビジネスコミュニケーション力を高めたいなら、常に事実に対して「相手はどのような価値観に照らして考えるか?」に目を向ける習慣をつけよう。

ビジネスコミュニケーションに必須の3つの能力-2:抽象化思考力

ビジネスコミュニケーションには、様々なレベルのコミュニケーションが存在する。例えば「営業活動を強化する方法」という話題一つをとっても、

  • 「営業活動の在り方そのもの」を捉え直す「上位概念レベルの話」
  • 「提案書を作り直す」「提案時の話し方を変える」など「具体レベルの話」

では、話のレベルが大きく異なる。

そしてお互いがレベルの違う話を持ち出したところで、そもそも次元が異なる話をしているのだから、当然、会話は噛み合わなくなるだろう。

特にありがちなのが、会議などで「長期的な話 vs 短期的な話」「全体的な話 vs 個別的な話」「根本的な話 vs 現実的な話」が入り乱れ合い、全く前に進まなくなるケースだ。

このように「話のテーマ」が同じでも「話のレベル」が異なると、ビジネスコミュニケーションは噛み合わなくなる。もしあなたがこのような状況に陥ることが多いなら、ぜひマスターしておきたいのが「抽象化思考」だ。

抽象化思考とは、今話している内容が抽象度の高い「上位概念の話」をしているのか、それとも具体性が高い「目の前の現実の話」をしているのかを見極める能力だ。

別の言い方をすれば、会話の全体像の中で、今話すべき内容はどのレベルの話なのかを見極める力ともいえる。

もしあなたが抽象化能力を鍛えることができれば「今は上位概念の話をすべきなのか?」「それとも足元の現実レベルの話をすべきなのか?」に自覚的になれるようになる。

更に上級者になれば「上位概念の話を」「具体例を交えて話す」など「概念と具体のレベルを自由自在に切り替えて説明する」こともできるようになる。

このように、抽象化能力を鍛えることができれば「概念レベルと具体レベル」を自由自在に行き来しながら、状況や相手に合わせて適切なビジネスコミュニケーションをとることが可能になる。

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ビジネスコミュニケーションに必須の3つの能力-3:論理的思考力

ビジネスの世界では、あなたが思っている以上に企業や部門、立場によって人の考え方は大きく異なる。

このような状況の中であなたの主張を理解してもらうためには、それぞれの人たちの立場や考え方に左右されない「ロジック」を駆使して、あなたの主張を筋道立てて説明することが必要不可欠となる。

もしあなたが論理的思考力を鍛えることができれば、

  • 全体の話の中で、相手はどの部分のことを伝えようとしているのか?
  • 何を根拠に、どのような主張をしているのか?

を正確に見抜けるようになる。そのため、相手の主張を理解する際に「論点のズレ」や「事実と意見の混同」が起きにくくなる。

また、あなたの主張を伝える際にも、

  • 全体の話の中で、今はどの部分を伝えるべきか?
  • 自分の意見を、どのような筋道で伝えるべきか?

などの論点やロジックを考えられるようになり、コミュニケーション能力は飛躍的に向上するはずだ。

もしあなたの主張を「好き嫌いの感覚の世界」ではなく「根拠がある論理の世界」に持ち込みたいなら、論理的思考力を鍛えるメリットは大きい。

このブログから書籍化!仕事の質と生産性を上げる57の方法」を徹底解説

ビジネスコミュニケーションに必須の5つのスキル

例えどんなにビジネスコミュニケーション力を磨いても、目に見える行動に落とせなければ成果にはつながらない。

よって、続いてはビジネスコミュニケーションに必須となる5つのスキルについて解説しよう。コミュニケーション力に必須となるスキルは、大きく分けて以下の5つだ。

  • 質問するスキル
  • 話の要点を整理するスキル
  • 話の筋道を組み立てるスキル
  • わかりやすく表現するスキル
  • 誤解なく伝えるスキル

ぜひ、一つ一つ身につけて欲しい。

ビジネスコミュニケーション力に必須の5つのスキル-1:質問するスキル

相手に対して何かを伝えようとするとき、主役になるのが「言葉」であることに異論はないはずだ。

しかし、言葉はいったん発せられると「伝える側」の手を離れて、その解釈は「受け取る側」の理解力に委ねられる。そしてこのギャップこそが「言ったはずなのに、伝わってなかった」という状態を引き起こしてしまう。

人はつい「自分はこう思う」「自分はこう感じる」「自分はこうしたい」など、自分を中心に物事を考えてしまいがちだ。しかし、コミュニケーションの主導権を握っているのは、実は「話す側」ではなく「聞く側」だ。

この記事では再三にわたって「コミュニケーションの本質は相手に対する想像力」だと解説しているが、積極的に相手に話をしてもらったほうが「相手の知識レベル」「相手の考え方」「相手の判断基準」などが把握でき、それに応じてこちら側の伝え方を変えていくことができる。その際に役に立つのが「質問するスキル」だ。

例えば、相手の話に対して「と、言うと?」という質問を投げかけると、相手の「背景」や「意図」を引き出すことができる。

多くの場合、人が発する言葉の多くは、その人の考えの断片でしかなく、それだけでは相手の考えの全体像が見通せない。このようなときに「と、いうと?」という質問をすると、相手は「背景」や「意図」の話をしてくれるので、それまで出ていない話を引き出すことができる。

また「具体的には?」という質問をすると、相手は「そうですね、例えば…」など、具体例を話してくれるので、漠然とした発言内容の輪郭を浮き彫りにすることができる。

「なぜ?」という質問は、相手の発言の真の目的や根拠を引き出すことが可能だ。

「ほかには?」という質問は、相手の思考を「それ以外」に向けることで「伝え忘れ」を防ぐことができる。

質問の上級編としては「〇〇という条件を満たせば、XXという方向でいいでしょうか?」など「仮定を置いた質問」をうまく使えば、より一層、相手のストライクゾーンを絞り込んでいくことが可能になるはずだ。

このように「質問するスキル」を向上させることができれば、自分が主導しながら相手の発言の真意を浮き彫りにし、より誤解のないビジネスコミュニケーションができるようになる。

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ビジネスコミュニケーションに必須の5つのスキル-2:話の要点を整理するスキル

頑張って説明しているはずなのに「話が長い」「結局、何がいいたいのかわからない」と言われてしまう…。あなたはこのような経験がないだろうか?

話が長くなってしまうのは、見たことや聞いたことを、そのまま「描写」して話してしまうことが原因だ。見たことや聞いたことをそのまま「描写」してしまうと、その大半が結論に至るまでの「経緯」の話になってしまう。その結果、なかなか結論に至らずに「話が長い」「何がいいたいのかわからない」という状態になってしまうのだ。

さらに悪いことに「描写」で説明してしまうクセがある人は「わかりにくい」と言われると「もっと正確に伝えなくては」「もっと具体的に伝えなくては」と考え、より一層細かく「描写」して話してしまう傾向がある。その結果、さらに話が長くなり、結論がわかりにくくなる悪循環に陥ってしまうのだ。

もしあなたがこのような悩みをお持ちなら、あなたに必要なのは「話の要点を整理するスキル」だ。「話の要点」とは、話の中で展開する「結論と根拠」のことを指す。

もし話の要点を考えないままいきなり説明をしてしまうと、結論のないだらだらした話になったり、根拠がない支離滅裂な話になってしまうので注意が必要だ。

話の要点を整理する場合には「ピラミッドストラクチャー」というフレームワークが役に立つ。

話の中で伝えたい結論が「論理的に筋が通っている」と受け止めてもらうには、それを証明する複数の根拠が必要になる。これを図で表現すると、結論を頂点として複数の根拠が下部に配置されるため、必然的にピラミッドのような形になる。これが「ピラミッドストラクチャー」だ。

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ただ単に事実を描写しているだけの説明には、ピラミッドストラクチャーの頂点に位置する結論がない。そのため、相手からすれば「何が言いたいのかわからない」「話のポイントがよくわからない」という状態になる。

逆に、主張だけの説明では、ピラミッドストラクチャーの底辺に位置する根拠がない。そのため「単なるあなたの思い付き」という受け止め方になりがちだ。

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このように、ピラミッドストラクチャーを使って「結論と根拠」を整理すると、あなたがビジネスコミュニケーションで伝えようとしている「要点」が整理しやすくなるのでおすすめだ。

ビジネスコミュニケーションに必須の5つのスキル-3:話の筋道を組み立てるスキル

コミュニケーションには相手がいる以上、いざ説明しようとすると「話の要点を整理する」だけでなく「どのような順番で説明したら相手にとってわかりやすいのか?」を考える必要がある。これが「話の筋道を組み立てるスキル」だ。

人はつい「自分が考えた順番」で物事を話してしまうものだ。しかしコミュニケーションの本質が「相手に対する想像力」である以上、相手から逆算して「相手が理解しやすい説明の順番」を考えておく必要がある。

もし相手が「一つ一つ納得しながら話を聞くタイプ」なら、

  • 現状の課題を説明して
  • その課題を引き起こしている原因を説明して
  • その原因を取り除く解決策を説明して
  • その解決策がどんな効果を生みそうかを説明して…

というように、丹念に積み上げ型の説明をするとわかりやすいだろう。

また、相手が「結論を先に知りたいタイプ」なら

  • すべきことはこれです
  • その理由は3つありまして…
  • 1つ目は…
  • 2つ目は…
  • 3つ目は…

という結論先行型の説明がわかりやすいのかもしれない。

相手のタイプや性格によって「わかりやすい話の順番」は変わる。よって「相手はどんなタイプなのか?」を見極めた上で、説明の順番を考えることが重要だ。

また、いざ説明をする局面では「相手の頭を整理しながら伝える」と効果的だ。

当たり前のことだが、相手はあなたから説明されるまで、説明の中身をわかっていない(そもそもわかっていたら、説明の必要がない)。相手の頭の中が「全く白紙の状態」から「納得してもらうレベル」に持っていくには、こちらが頭の中で整理したことを、相手にもトレースしてもらわなくてはならない。その際に役に立つのが「指し示す枕詞」をうまく使うことだ。

「指し示す枕詞」とは、例えば次のようなものを指す。

  • 「まずはこのプロジェクトの背景についてですが…」
  • 「続いて現状課題についてですが…」
  • 「その課題を引き起こしている原因についてですが…」
  • 「原因を取り除く解決策についてですが…」

このように、一つ一つの内容を伝える前に「何について話すのか?」を挟み込んでいくのが「指し示す枕詞」だ。逐一「〇〇についてですが…」と挟み込んでいくと、相手は「次は〇〇について話すんだな」と頭の中で準備ができるので、より理解してもらいやすくなる。

また、重要な核心部分については「ここは非常に重要なポイントなのですが…」という枕詞を挟みこんでいくと、相手は「これから重要な核心を話すんだな」と頭の中で心構えを作ってくれるので、重要な部分も漏らさずに伝えられるようになる。

もしあなたがビジネスコミュニケーションのスキルを向上させたいなら、話の筋道を組み立てるスキルを身につけ、相手の頭の中を整理しながら伝えることを心がけてほしい。

ビジネスコミュニケーションに必須の5つのスキル-4:わかりやすく表現するスキル

多くの人は「話は、正確であればあるほど理解してもらえるもの」と思い込んでいる。しかし実際はその逆で、正確を期そうとすればするほど、話は長く、細かく、専門的になっていくため、わかりづらくなってしまう。

相手に「わかりづらい」と言われたとき、多くの場合「中身の詳細がわからない」ことが原因ではない。「直感的にイメージできない」「腑に落ちない」ことが原因だ。

特に、数値がたくさん出てくる説明や、複雑な構造やロジックを説明する場合には「直感的にイメージできない」という状態になりやすいため、説明の仕方に工夫が必要だ。

それでは、直感的にイメージしづらい物事をわかりやすく説明するには、どのような工夫が必要だろうか?

その工夫の一つに「例え」を使って説明することが挙げられる。別の言い方をすれば、直感的にイメージしづらい物事を、相手にとって身近なものに置き換えて説明することだ。特に次の4つの場面では「例え」を使うのが効果的だ。

  • 「規模感」をイメージしてもらいたいとき
  • 「構造」をイメージしてもらいたいとき
  • 「性質」をイメージしてもらいたいとき
  • 「感覚」をイメージしてもらいたいとき

以下、一つずつ説明していこう。

「規模感」をイメージしてもらいたいとき

「例え」が有効な場面の一つ目は「規模感」をイメージしてもらいたいときだ。もしあなたが、

  • 「日本国内における1年間のビールの消費量は266万5,915klです」

と言われても、その規模感があなたの理解を越えているため、直感的にイメージしづらいだろう。しかし「266万5,915kl」を「東京ドームの広さ」に置き換えて、

  • 「日本国内における1年間のビールの消費量は、東京ドームの約2杯分です」

と説明されれば、その規模感が直感的に理解できるようになるはずだ。また、

  • 「ビジネス書の文字数の目安は、12万字です」

といわれても数字が大きすぎてピンとこないが、

  • 「ビジネス書の文字数の目安は、400字詰め原稿用紙の300枚分です」

と言われればリアルなイメージが伴って「結構な文字数が必要なんだな」と腹落ちできるはずだ。

このように、人間の理解を越えた「量」や「規模感」を説明するときには、相手にとって身近なものに置き換えて説明することで、直感的にイメージしやすくなり、腹落ち感を作ることができる。

「構造」をイメージしてもらいたいとき

続いて二つ目は「構造」をイメージしてもらいたいときだ。

例えば「自社の各部門の役割」を説明するときに、それぞれの業務分掌を細かく説明していくとかえって細かくなりすぎてわかりづらくなってしまう。そのようなときに、

  • 「戦略部門は我が社の頭脳です」
  • 「広報部門は我が社の顔です」
  • 「営業部門は我が社のエンジンです」

など、例えを使って説明されたほうが、直感的にわかりやすくなるはずだ。

「性質」をイメージしてもらいたいとき

さらに三つ目は「性質」をイメージしてもらいたいときだ。

通常、物事の性質を伝えるときは細かい描写が必要になるため、説明が長くなりがちだ。しかし、

  • 「あの会社は、Googleのような会社だ」
  • 「Aさんは、政治家のような人だ」
  • 「この本は、マーケティングのバイブルのような本だ」

など、別のものに置き換えて説明すれば、細かい描写がなくても性質が伝わりやすくなる。

「感覚」をイメージしてもらいたいとき

そして最後の四つ目は「感覚」をイメージしてもらいたいときだ。

「感覚」はロジックと異なり、なかなか言語化して説明するのが難しい。しかし「感覚」も別のものに置き換えて、例えを使って説明すれば直感的にイメージしてもらいやすくなる。例えば、

  • 「ロジカルシンキングは、勉強というより訓練が重要です」

と説明しても、いまいち腹落ちせずに「ふーん」で終わりがちですが、

  • 「ロジカルシンキングはバットの素振りのようなもので、ヒットが打てる感覚が掴めるまで繰り返すのが重要です」

と説明すると「素振り」という誰もが知っている事柄に置き換えているので「感覚」をイメージしてもらいやすくなる。

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ビジネスコミュニケーションに必須の5つのスキル-5:誤解なく伝えるスキル

言葉は様々な表現の仕方があって、その解釈が一つでないケースは少なくない。

そして様々な解釈ができてしまうために、時に不毛な誤解を生んだり、余計な作業を発生させてしまうことがある。

例えば、電話をかかってきたもののあなたが商談中で、電話の相手に「すぐに折り返します」と伝えて電話を切った場合をイメージしてみよう。あなたにとっての「すぐに」は30分後かもしれないが、相手にとっての「すぐに」は5分後かもしれない。

この場合、相手は「5分後」を想定して作業を止めて電話を待っているため、10分経っても20分経っても折り返しの電話がかかってこないと、不満を募らせてしまうだろう。

このように「すぐに」「早く」「急いで」「あと少し」「簡単な」などの形容詞・副詞は、人によって解釈の振れ幅が大きいために、誤解を生む温床になりがちだ。そこで、ぜひ心がけてほしいのが「なるべく数字で伝える」ことだ。

10分は誰にとっても10分であり、10枚は誰にとっても10枚だ。数字は形容詞や副詞と異なり、誰にとっても解釈の余地がないので、いらぬ誤解を防ぐことで仕事の生産性を高めることができる。

特に、数字で伝えることが有効なのは、次の4つだ。

  • 期限
  • 所要時間
  • 進捗
  • 分量
「期限」を数字で伝える

例えばあなたが「資料の提出期限は今日中なので、よろしく」と相手に伝えたとしよう。

あなたは「就業時間が終了する17:00まで」というつもりで伝えたとしても、相手は「今日の日付が変わる夜中の12:00まで」と誤解しているかもしれない。

すると、あなたが17:00の資料提出を待って、残業時間を使って確認・微修正するつもりでいたとしても、最悪の場合、相手からは夜中の12:00まで資料が送られてこないこともあり得る。

この場合は「資料の提出期限は、17:00まで」と伝えておけば、このようなすれ違いを防ぐことができる。

今後、リモートワークがさらに進むと「就業時間」という概念自体が希薄になっていくことから「数字で期限を確認する習慣」は重要性を増していくはずだ。

「所要時間」を数字で伝える

続いての二つ目は「所要時間」だ。

例えば上司に相談する際に「少し時間をください」と声をかけても、所要時間がわからなければ後回しにされてしまうかもしれない。すると、上司が相談に乗ってくれるまであなたの作業は止まってしまうことになる。

しかし「10分だけ時間をください」と所要時間を伝えることができれば、上司からすれば「10分で済む軽い相談であること」が事前にわかるので、隙間時間を見つけて相談に乗ってくれやすくなる。すると、素早く上司の確認が取れるので、作業を止めることなくスムーズに進めることができるようになるはずだ。

また「少し遅れます」なども「10分遅れます」と伝えれば、相手はその10分間を別の隙間作業に充てるなど、有意義に使うことができるようになる。

「所要時間」を数字で伝える

続いて三つ目は「進捗」だ。

例えば上司から「あの資料、どこまで進んでる?」と進捗を聞かれたとしよう。「あと少しで、完成です」という返答は、誤解を生む元となる。なぜならあなたにとっての「あと少し」は今週中かもしれないが、上司にとっての「あと少し」は今日中かもしれないからだ。

このように「進捗」を伝える場合には「あと1日で完成できます」など数字に置き換えて説明すれば、無用な誤解を防ぐことができる。

「分量」を数字で伝える

最後の四つ目は「分量」だ。

例えば「簡単に資料をまとめといて」と上司に頼まれた場合を考えてみよう。あなたにとって「簡単な」は「10枚程度の資料」かもしれないが、上司は「1枚程度の資料」を想像しているのかもしれない。

もしこのように認識がズレてしまうと、9枚分の資料と資料作成時間は無駄になってしまうことになる。もしあなたが「簡単な」「少し」「たくさん」などの曖昧な表現で頼まれごとをした場合には、必ず数字で分量を確認するようにしよう。

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ビジネスコミュニケーションの本|おすすめ書籍3冊

締めくくりに、あなたにおすすめできる「ビジネスコミュニケーションの本」を紹介しよう。選定した基準は下記の通りだ。以下のどれかに当てはまるものをピックアップした。

  • k_birdが実際に読み、単純に「素晴らしかった」と思えるビジネスコミュニケーションの本。
  • 実際に実務に役立っているビジネスコミュニケーション関連の書籍。
  • 長年に渡って読み継がれており、時代を越えても変わらない「本質」や「原理」が見出せるビジネスコミュニケーション関連の名著。

もちろん、すべて「なぜ読むべきなのか?」という解説付きだ。

ビジネスコミュニケーションの本おすすめ書籍-1:「良い質問」をする技術

多くのビジネスパーソンは「わかってもらいたい」「理解してもらいたい」という気持ちが強すぎて「つい話しすぎてしまう」というミスを犯しがちだ。

しかし、コミュニケーションの主導権を握っているのは、実は「話す側」ではなく「聞く側」だ。

なぜなら、積極的に相手に話をしてもらうほうが、

  • 相手の知識レベル
  • 相手の考え方
  • 相手の判断基準

などが把握でき、それに応じてこちら側の伝え方を変えていくことができるからだ。より良いコミュニケーションが成立するかどうかは「聞く側」が握っているのだ。

だとすれば「伝え方」や「説明の仕方」のスキルを身につける上で、一番先に身につけておきたいスキルは「聞く力」ということになる。

その際に、大きな武器となるのが「質問力」だ。質問力を身につければ、こちらが意図したように相手の情報を引き出すことができるようになる。なぜなら、人は質問されると瞬時に「思考のスイッチ」が入るからだ。

 「話し上手は聞き上手」という言葉があるが、本書は「良い質問」を通して自分や相手の可能性を引き出す方法論について解説した書籍だ。

もし「質問」を通して相手に気づきを与え、より良い「伝え方」「説明の仕方」を実現したいなら、本書の一読をお薦めする。

ビジネスコミュニケーションの本おすすめ書籍-2:1分で話せ

ことビジネスにおいては、物事を手短に説明しなければならない局面は多い。実際にあなたは、業務報告やミーティングの際に「手短に話せ」「何が言いたいのかわからない」と指摘されたことがないだろうか?

本書は「1分で伝え、1分でその気にさせて、1分で動いてもらう」方法を解説した書籍だ。

話が長い人は、つい物事を「描写」して話してしまうため、話の大半が経緯の話になってしまい、結果「話が長い」「結論は何?」という状態になってしまいがちだ。

しかし本書はロジックツリーやピラミッドストラクチャーを使った「話の整理の仕方」や「伝え方」を解説してくれているため、かなり実践的だ。

また、単に「ロジカルな説明」だけでなく「聞き手の頭にイメージを描いてもらう方法」も解説されているため「論理と直感」双方に訴える説明の仕方が身につくはずだ。

もしあなたが「端的に自分の考えを伝えること」に苦戦しているなら、本書はお薦めの書籍だ。

ビジネスコミュニケーションの本おすすめ書籍-2:一番伝わる説明の順番

人はつい「自分が考えた順番」で物事を説明してしまうものだ。しかしビジネスにおける説明の目的は「相手に理解してもらい、相手を動かすこと」である以上、相手から逆算して「相手が理解しやすい順番」を考えておく必要がある。

本書は、このような「説明の順番」を解説した書籍だ。

これは当たり前のことだが、相手はあなたから説明されるまで説明の中身をわかっていない。このような相手の頭の中が「全く白紙の状態」から「相手に動いてもらうレベル」に持っていくためには「説明の順番」を意識し、相手の頭の中を整理しながら話すスキルが求められる。

相手のタイプや性格によって「わかりやすい話の順番」は変わる。もし「相手の頭を整理しながら順番に話すスキル」を手に入れることができれば、あなたのコミュニケーション能力は飛躍的に高まるはずだ。

このブログから書籍化した本3冊

新刊|「仕事の質と生産性を上げる57の方法」を徹底解説

冒頭でも紹介したが、ここでも再度、紹介させていただこう。

拙著「超効率ハック」は、仕事の生産性向上を目的に「時間・段取り・コミュニケーション・資料作成・会議・学び・思考・発想」という8つのジャンルのライフハック術を網羅的にカバーしている書籍だ。

ただし、類書の「ライフハック本」と大きく異なる点は「EXCELの関数を覚える」「ショートカットキーを使い倒す」などの小手先のテクニックではなく、その大元にある「頭のスイッチの切り替え方」を解説している点だ。

どんなに時短テクニックを駆使して処理スピードを上げたとしても、その作業自体が必要のない作業だったとしたら意味がない。しなくてもいいことを効率的に行うことほど、無駄なことはない。

この場合、必要なのは「作業の処理スピードを速める力」ではなく「不必要な作業を見極め、周囲を納得させる力」だ。

本書は、このような「頭のスイッチの切り替え方」を8ジャンル57項目に分けて、具体的な処方箋を交えながら紹介している。

おかげさまで、本書の内容を解説したSchooのオンライン授業は「思考法ジャンル」で人気ランキング1位を頂いている(139講座中)。また、Amazon Kindleでも「オペレーションズ部門」でベストセラー1位を獲得した。

Amazonレビューでも、

  • 「どのライフハック本と比べても異色であり、学べることが多かった」
  • 「読んでみると、頑張りどころを間違えてたことに気付かされる」
  • 「仕事が速い人はこれをやってたんだな、ということがよくわかった」

など、ありがたい言葉を頂いている。

もしあなたが「仕事術をマスターしたい」「仕事の生産性を劇的に高めたい」と感じているのなら、ぜひ手に取っていただきたい。 

お知らせ

前回好評につき、Schooにて「超効率ハック」を題材にした授業の第二弾を行うことが決まりました。詳しい内容を知りたい方は→こちらをクリック

既刊|「シャープな仮説を生み出す頭の使い方」を徹底解説

あらゆるビジネスは「仮説」こそが成否を握る。

なぜなら、仮説を生み出せなければ次の一手を見出しようがなく、検証のしようもなくなるからだ。つまり、ビジネスの成長は止まってしまうことになる。

しかし仮説思考の書籍の多くは、仮説思考のメリットは説くものの、肝心の「仮説思考のマスターの仕方」になると、

  • 「センスが必要」
  • 「経験の積み重ねが物を言う」

など「それを言ったらお終いよ」という結論で終わらせているものが多い。

しかし本書は「仮説思考に必要な推論の手順」を、豊富な事例とともに解説している。よって、その手順通りに推論を重ねれば「センス」や「長年の経験」に頼ることなく、誰でも優れた仮説を導き出せるようになる。

おかげさまで、本書はflierとグロービスが主催する「読者が選ぶビジネス書グランプリ2021」にノミネートいただき、NewsPicksやNIKKEI STYLE、lifehackerなど多くのメディアで取り上げていただいた。Amazonレビューでも、

  • 「ここ数年の仮説思考系の書籍で久々のヒット」
  • 「自分オリジナルの武器にしていけそうな良書」
  • 「一生もののスキルになるのは間違いない」

など有難い言葉を頂戴しており、四刷を重ねている。

もしあなたがシャープな仮説を導き出せるようになりたいなら、ぜひ本書を手にとってみて欲しい。

既刊|ブランディングの理論と実践をつなぐ「ブランディングの教科書」

本書は、筆者の専門である「ブランディング」について解説した書籍だ。

ブランディングは、ややもすれば「デザインの話」「広告の話」「世界観の話」など、掴みどころのない抽象論に陥りがちだ。

しかしブランディングは「ブランド戦略」という言葉があるように、企業の成否を大きく左右する戦略のひとつだ。そして投資が伴う以上、一定の合理性と説明責任が求められる。決して、売上や利益から逃げてはならないのだ。

本書は、つい「感覚論」に陥りがちな「ブランディング」に対して「論理的な納得性」と「直感的な腹落ち感」の両面を追求した書籍だ。

「論理」が理解できなければ、ブランディングを体系的に理解することできず、再現性を生むことができない。

そして「直感的な腹落ち感」がなければ、ブランディングを実務に落とせず、成果をもたらすことができない。

本書は、広告代理店&外資系コンサルティングファームで培った「生の知見」と「体系的な解説」を通して、ブランディングの理論を実践へとつなげて解説している。

おかげさまで、本書はAmazon kindle売れ筋ランキング「消費者主義」ジャンルでベストセラー入りを果たし、Amazonレビューでも、

  • 「ふわっとしたブランディングの本が多い中で、異彩を放っている」
  • 「事例も多いので実践のイメージが湧きやすい」
  • 「海外企業の事例ばかりが紹介されている輸入本だとピンとこない、という方にお薦め」

など、ありがたい言葉を頂いている。

もし本書を手にとって頂ければ、ブランディングの専門用語はもちろん、実践の手順や実務の勘所が、一通り学べるはずだ。

その他の解説記事とおすすめ書籍

もしあなたが本解説以外にも関心があるのであれば、リンクを張っておくのでぜひ必要な記事を探していただきたい。

また、下記の記事ではより深く学びたい方におすすめ書籍を紹介している。ぜひご覧いただければ幸いだ。

終わりに

今後も、折に触れて「あなたをブランドにするビジネススキル」の解説を続けていくつもりだ。 

しかし多忙につき、このブログは不定期の更新となる。

それでも、このブログに主旨に共感し、何かしらのヒントを得たいと思ってもらえるなら、ぜひこのブログに読者登録Twitterfacebook登録をしてほしい。

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